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22.11.2019

Konzerte souverän koordinieren: Wie du ein guter Stage Manager wirst

So koordinierst du Licht, Ton, Bühnentechnik, Special Effects, Anlieferungen und nicht zuletzt die Musiker

Du bist bereits als Veranstaltungstechniker tätig und kennst die Details deines Pultes in- und auswendig? Oder wurde für euer nächstes Festival schlicht jemand gesucht, der die Abläufe auf der Bühne koordiniert? Und die Wahl ist auf dich gefallen, weil genau du der Typ mit dem Blick fürs große Ganze bist? Dann warten auf dich einige Herausforderungen.

In diesem Workshop kannst du dir die nötigen Kenntnisse für deine neue Tätigkeit als Stage Manager drauf schaffen.

Für Stage Manager gibt es keine extra Ausbildung. In der Regel kommen sie aus einem der beteiligten Gewerke wie Licht, Ton oder Bühnentechnik und haben langjährige Erfahrung mit den Abläufen bei Konzerten und Festivals. Ihre Arbeit ist außerordentlich vielfältig und damit meines Erachtens besonders reizvoll. Bevor du einen Auftrag als Stage Manager annimmst, kläre auf alle Fälle, was dein Auftraggeber darunter versteht.

Folgende Themenfelder können, müssen aber nicht, dazu gehören: Einholen der Stage Rider und Überprüfen der Umsetzbarkeit innerhalb eines vom Auftraggebers vorgegebenen Kostenrahmens, Rückfragen bei Agenturen, Anmieten von Technik, Briefen der beteiligten Gewerke, Mitwirken an Planungsgesprächen, Beratung des Veranstalters bezüglich der Länge von Auf- und Umbauzeiten, Koordination des Personals am Aufbautag, Ansprechperson bei Personalausfällen, Planung und Mitwirkung bei Change-Overs, Verantwortung für die Einhaltung des Zeitplans, Treffen von Entscheidungen in Sicherheitsfragen gemeinsam mit den Verantwortlichen.

1. Basiswissen über die beteiligten Gewerke

Um beim Konzert zielsichere Entscheidungen treffen zu können, informiere dich vorab über die Möglichkeiten und Grenzen der verwendeten Licht-, Ton- und Bühnentechnik. Welche Scheinwerfer sollen wo gehängt werden? Was können sie und was nicht? Wie lang dauert das Einleuchten einer neuen Position oder mit einer neuen Farbe unter den jeweiligen örtlichen Bedingungen? Ebenso sollte der Stage Manager einen Überblick über Art und Anzahl der vorhandenen Monitore, Subsnakes und Mikrofone haben. Von der Bühnentechnik sollte man sich Infos über die Art und Höhe der Bühne mit Bühnentreppen und Absperrungen geben lassen. Kommen Spezialeffekte wie Pyrotechnik oder Nebel zum Einsatz, kann das die nutzbare Bühnenfläche verringern. Wer vom Clubbetreiber einen Grundriss des Veranstaltungsraumes mit Wegen für die Equipment-Anlieferung und Parkmöglichkeiten für LKW und PKW erhält, kann Musiker und alle übrigen Mitwirkenden schon im Vorfeld des Auftritts über Ladewege, Abstellplätze für Cases und Fahrzeuge informieren. 

2. Sicherheitsvorschriften und Technical Rider im Spannungsfeld von Künstlerwunsch und Umsetzbarkeit

In Deutschland gelten in jedem Bundesland unterschiedliche und zahlreiche Vorschriften für Clubs und Konzert-Arenen . Diese solltest du kennen und Punkte, die am Veranstaltungstag kritisch werden könnten, wie zum Beispiel Flucht- und Rettungswege, vorab gemeinsam mit allen Verantwortlichen klären. Sämtliche Anforderungen aus den Stage Ridern müssen auf die rechtliche und tatsächliche Umsetzbarkeit hin geprüft und Änderungen nicht erst am Auftrittstag mit den Künstlern abgesprochen werden. Für Spezialeffekte wie Pyrotechnik erfragst du als Stage Manager die damit einhergehenden Besonderheiten und erörtert bei Vorbesprechungen zu beachtende Sicherheitsvorschriften. 

3. Ablaufplanung und Zeitmanagement

Damit dir als Stage Manager ein reibungsloser Auf- und Umbau gelingt, rückt nun die Umsetzung deiner Kenntnisse auf der Zeitachse ins Blickfeld. Als Fixpunkt nimmst du den wichtigsten Teil des Abends. Das wird in der Regel der Konzertbeginn sein, manchmal aber auch der Auftritt eines Künstlers, der pünktlich zur nächsten Show weiterreisen muss, oder ein Interview mit einer prominenten Person, die nicht auf ihren Auftritt warten soll. Von diesem Punkt aus arbeitest du dich schrittweise vor und zurück. Je größer dein Basiswissen über die beteiligten Gewerke jetzt ist, desto genauer kannst du als Stage Manager den Aufwand für jeden Act einschätzen. Erst beim Soundcheck auftretende Musikerwünsche darfst du ruhig wohlbegründet ablehnen, wenn sie aus Zeitmangel nicht umsetzbar sind. Spielen mehrere Bands an einem Abend, plane für den ersten Soundcheck mehr Zeit ein als für die anderen, weil der Tonmensch anfangs jeden Kanal testet und einpegelt.

Um die Change-Overs realistisch zu berechnen, kannst du dir schon in diesem Planungsstadium Listen für jeden Umbau anlegen, welches Equipment für die nächste Band wo auf- und abgebaut werden muss und wie viele Helfer dafür zur Verfügung stehen.

Für den Konzerttag hat es sich bewährt, alle Informationen in einen einzigen Ablaufplan mit den Spalten ‚hin‘, ‚weg‘ und ‚to do’ für die Umbauphasen einzutragen, damit du nicht permanent zwischen verschiedenen Dateien wechseln musst. Steht dein Ablaufplan, prüfst du, ob du alle Kontakte hast und jeder Mitwirkende alle Infos, die er braucht. Die Stage Hands sollten schon beim Soundcheck die Aufgaben bekommen, die sie später beim Konzert übernehmen. Hat der Auftritt einer Band begonnen, tut der Stage Manager gut daran, bis zum Beginn des zweiten Songs für die Band ansprechbar zu sein, um eventuelle Monitor- oder sonstige Korrekturwünsche unauffällig weiterleiten zu können.

Spielt die Band zufrieden, kannst du schon mal schauen, ob die folgende Band komplett mit Instrumenten backstage ist und mit den Hands den nächsten Umbau durchsprechen. Gegen Ende eins Auftritts gibst du als Stage Manager der Band wie zuvor verabredet ein Zeichen, wie lange sie noch spielen darf. Währenddessen stehst du mit deinem Team schon für den Umbau auf die nächste Band in den Startlöchern.   

4. Kostenbewusstsein durch Hintergrundwissen

In Ridern findest du oft Maximalforderungen, die in einem persönlichen Gespräch deutlich reduziert werden können. Wenn die Bühnenanweisung für große Venues ausgelegt ist, ihr aber nur einen kleinen Club bespielt, sind zum Beispiel viele Musiker mit einem kleineren Besteck durchaus einverstanden.

Hat laut Vertrag zwischen Band und Veranstalter letzterer die Backline zu stellen, musst du unter Umständen die Band davon überzeugen, dass sie bei euch statt des gewünschten High-End-Gitarrenverstärkers einen kostengünstigeren bekommt. Du kannst die Band auch fragen, ob sie Instrumente aus ihrem Proberaum mitbringen kann. Einigen sich mehrere Bands auf ein gemeinsames Schlagzeug, spart das außer Mietkosten auch Umbauzeit. Erhebliche Mehrkosten können neben Backline auch Funkstrecken verursachen. Zwar sind sie schnell und ohne Kabelsalat aufgebaut, kosten aber vergleichsweise deutlich mehr als kabelgebundene.

Die Zeitspanne zwischen dem Buchen einer Band und dem Konzerttag kann von wenigen Tagen bis hin zu Jahren gehen. Oft verändern sich die künstlerischen Anforderungen noch bis kurz vor dem Auftrittstag. Dann kann es auch kurzfristig noch erforderlich sein, statt teurer zusätzlicher Anmietungen alternative kostengünstigere Lösungen mit den Musikern bzw. Agenturen zu finden.

5. Entscheidungssicherheit für Krisensituationen erlangen

Im nächsten Schritt gehst du den Ablauf Punkt für Punkt daraufhin durch, was alles schief laufen könnte. Da du als Stage Manager ohnehin nicht alles allein entscheiden kannst, sollte dies mit dem gesamten Planungsteam inklusive Veranstalter geschehen. Ihr fragt euch:

Welche Gefahr könnte wo lauern? Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Gefahr realisiert? Wie groß wäre der Schaden? Was wollt ihr folglich dagegen tun? Eine solche Risikobewertung wird bei der Möglichkeit, dass ein Musiker sein Klinkenkabel vergisst, sicherlich anders ausfallen als bei der Überlegung, dass Fans aus dem Publikum die Bühne stürmen könnten. Ihr legt für den Konzerttag klare Entscheidungsabläufe und Hierarchien fest, damit ihr im Fall des Falles schnell auf diese zurückgreifen könnt. Für besonders wichtige Punkte braucht es dabei außer einem Plan B auch schon mal eine dritte Alternative. Der Grundsatz „Safety First“ hat in jeder Situation Vorrang.

6. Verhandlungsgeschick entwickeln

Bei dir als Stage Manager laufen also die Fäden eines Konzerts zusammen. Du wirst mit den Interessen von Musikern, Technikern, Clubbetreibern und Veranstaltern konfrontiert werden. Der eine möchte den optimalen Auftritt, der andere hat begrenzte finanzielle Mittel, ein dritter einen eng gesteckten Zeitrahmen usw.

Versuche vorab, die unterschiedlichen Interessen der Beteiligten so gut du kannst zu verstehen. Dann schlage frühzeitig Lösungen vor. Als Stage Manager, der sich auf der Basis seiner Kompetenz zugewandt um Lösungen bemüht, leistest du einen entscheidenden Beitrag zu eurem nächsten Konzert.

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