Der Eventmanager, im deutschen Sprachraum auch Veranstaltungskaufmann genannt, plant Veranstaltungen und führt sie durch. Natürlich üben auch Frauen diesen Beruf aus, um keine Wortungetüme à la „der/die Eventmanager/in“ zu erschaffen, beschränken wir uns auf die männliche Form „Eventmanager“. Sein Einsatzgebiet ist enorm vielfältig, er arbeitet u.a. für Konzertveranstalter, Künstleragenturen, Kommunikations- und Eventagenturen, Fachabteilungen von Unternehmen, Messe- und Kongressgesellschaften, Betreiber von Veranstaltungsstätten, Reiseveranstalter, Stadtmarketing- und Veranstaltungsbüros. In enger Absprache mit dem Auftraggeber, der Kostenrahmen und Zielsetzung vorgibt, besorgt der Eventmanager Location, Catering, Personal, Technik und das Programm der Veranstaltung. Am Ende soll ein gelungenes Event stehen, an das sich alle Beteiligten gerne erinnern.
(c) MNStudio, Fotolia
Als Zugangsvoraussetzung gilt in der Regel die Hochschulreife. Es gibt drei Wege, die Qualifikation des Eventmanagers zu erlangen: über eine Hochschule, als fachschulische Ausbildung (Dauer: zwei Jahre) oder als Privatschule mit ergänzender Ausbildung (Dauer: drei Jahre). Achtung: Private Schulen kosten Geld (siehe auch das folgende Interview mit Eventmanagerin Mareike Schmitt). Abhängig von der Qualifizierung liegt das Bruttoeinkommen für Eventmanager zwischen 2.067 € und 3.435 € im Monat. (Quelle: Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen)
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FAKTEN
Nach Aussage der Webseite Eventmanagement-Studieren.de ist „die Veranstaltungsbranche ein wachsender Markt. Mehr als 50 Milliarden Euro Umsatz werden im Eventmanagement jährlich gemacht – Tendenz steigend.“ Von den industriellen Marketingausgaben entfallen durchschnittlich 20 Prozent auf Events, auch hier ist die Tendenz steigend. Die Wirtschaft braucht Experten, so lockt etwa die Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie (VWA) Essen, die eine entsprechende Ausbildung anbietet: „Die Vielfalt positiver Einsatzmöglichkeiten von Events hat zu einer großen Nachfrage nach Fachleuten geführt, die derartige Anlässe konzipieren, planen und durchführen können.“
In der digitalen Welt bilden Events einen Gegenpol zur unpersönlichen elektronischen Kommunikation, hier liegt die Chance der Branche. Generell fallen Events in zwei Kategorien: 1) Veranstaltungen als Attraktionen für das zahlende Publikum 2) Veranstaltungen als Kommunikationsinstrument von Unternehmen. Diese nutzen Events, um mit Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt zu treten und einen positiven Eindruck zu erzielen.
Vor einem Event muss sich der Eventmanager folgende Fragen stellen: Was ist machbar? Wie heben wir uns von der Masse ab? Mit welchen Mitteln wird der größte Effekt zum geringsten Preis erzielt? Seine Aufgabepalette ist so bunt wie breit. Sie reicht von Netz- und Ablaufplänen über die Beurteilung von Räumen, Bühnen, Technik und Möbeln bis zur Auswahl von Künstlern, der Buchung von Hotelzimmern und Catering-Services sowie der Organisation des Rahmens, der zu einem Event gehört.
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Ein erfolgreicher Eventmanager muss flexibel sein, feste Arbeitszeiten sind eher die Ausnahme der Regel. Kreativität und Hartnäckigkeit sind wichtige Eigenschaften, gelegentlich müssen monatelange Planungen kurzfristig umgestoßen werden. Dann heißt es, schnell einen Plan B zu entwickeln. Außerdem sind Stress-Resistenz und Team-Fähigkeit unbedingt erforderlich. Zu den weiteren Stärken von Eventmanagern sollten neben sehr gutem Englisch auch Reisebereitschaft, Verhandlungsgeschick und Fantasie gehören. Schließlich sind sie die „Organisatoren des bleibenden Eindrucks“.
Ein Beispiel aus der Praxis
Nehmen wir an, ein Sportverein plane eine Jahresfeier. Er beauftragt dazu einen Eventmanager mit der Durchführung der Veranstaltung im Rahmen eines bestimmt Budgets. Der Auftraggeber möchte seine Gäste mit Essen und Trinken bewirten, ferner sind einige Reden geplant, abschließend soll eine Coverband zum Tanz aufspielen. Für den Veranstaltungsexperten gilt es, eine geeignete Location zu finden. Danach muss er Einladungen verschicken, Flyer, Plakate und Webseiten entwerfen. Auch die lokale Presse muss informiert werden. Ferner muss die passende Coverband für die Vereinsmitglieder, die aus allen Altersgruppen kommen, gefunden werden. Mit den Köchen der Lokalität muss das Speisenangebot des Buffets geregelt werden. Für Dekoration und Rednerpult samt Mikro und Techniker muss gesorgt werden, die Band muss eine Anlage bekommen. Auf Wunsch kann die Veranstaltung auch gefilmt oder fotografiert werden, um diese Dokumente anschließend für alle ins Netz zu stellen.
Arbeitsschritte im Einzelnen:
– geeignete Veranstaltungsräume bzw. -örtlichkeiten, Künstler und Dienstleistungsunternehmen recherchieren
– Angebote einholen, vergleichen, Verträge mit Zulieferern und Künstlern aushandeln
– die Produktion von Dekoration, Drucksachen, Werbemitteln in Auftrag geben und überwachen
– endgültige Kosten kalkulieren
– einen Ablauf- und Personaleinsatzplan mit genauen Zeitangaben erstellen- alle an einer Veranstaltung beteiligten Arbeiten, Stellen, Firmen und Mitwirkende koordinieren
– veranstaltungstechnische Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften berücksichtigen, (beispielsweise in Fragen der Sicherheit, der Infrastruktur [Verkehrsanbindung, Verpflegung, Toiletten, Parkplätze] oder bezüglich des Schutz- und Ruhebedürfnisses von Anwohnern, erforderliche Genehmigungen einholen)
– Öffentlichkeitsarbeit betreiben, Einladungen verschicken, Pressetexte verfassen
– Auf- und Abbau koordinieren und überwachen
– Personal und ggf. Hostessen einweisen
– dafür sorgen, dass der Zeitplan eingehalten und das Programm wie geplant durchgeführt wird
– Redner und Künstler betreuen
-Auswertung der Veranstaltung, Endkalkulationen und Erfolgskontrollen durchführen, Abschlussberichte verfassen
Voraussetzungen
Häufig werden Hochschulreife oder die Fachhochschulreife sowie gute bis sehr gute Fremdsprachenkenntnisse erwartet. Teilweise ist der Zugang auch mit einem guten Hauptschulabschluss oder mittlerer Reife möglich. Einige Bildungsträger verlangen in diesem Fall zusätzlich den Nachweis einer abgeschlossenen Berufsausbildung und Berufspraxis.
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INTERVIEW
Eventmanagerin Mareike Schmitt
Mareike Schmitt (23) aus Berlin ist im Begriff, ihren Bachelor of Arts in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Eventmanagement zu machen. Sie wählte den Weg des „dualen Systems“, der parallel eine Ausbildung im Betrieb und ein Studium an einer privaten Hochschule verbindet. Bei ihr ist dies die internationale Berufsakademie Berlin (iBA).
bonedo: Wie bist Du auf die Idee gekommen, Eventmanagerin zu werden? Mareike Schmitt: Nach dem Abitur hatte ich mich für eine Stelle im Hotelmanagement beworben, was nicht geklappt hat. Darauf habe ich mich bei der DEAG (Deutsche Entertainment AG) in Berlin um einen Praktikumsplatz beworben – und habe ihn bekommen. Das Praktikum begann im November 2007 und dauerte sechs Monate. Während der Praktikumszeit habe ich einige Wochen für das Label „DEAG Music“ gearbeitet, das war eine spannende Zeit! In meiner ersten Woche kam das Albumdebüt von David Garrett heraus, deshalb war viel zu tun. Hotels mussten gebucht und Caterings organisiert werden – ich wurde gleich in die Künstlerbetreuung eingebunden. Zudem habe ich Promo-CDs verschickt und Presse-Clippings erstellt. Später war ich in der Marketingabteilung tätig und habe den Marketingtmanagern zugearbeitet. Außerdem habe ich mich um die Homepage deag.de gekümmert, Veranstaltungen eingepflegt und die Seite stets auf dem neuesten Stand gehalten. bonedo: Wie ging es nach dem Praktikum weiter? Mareike: Die DEAG hat mir angeboten, mich zu übernehmen, wenn ich mich für den „dualen Studiengang“ entscheiden würde. „Dual“ bedeutet in diesem Fall, der Student arbeitet die Hälfte der Woche im Betrieb, die andere Hälfte studiert er an der Berufsakademie. Im Oktober 2008 habe ich die Ausbildung begonnen. Das Modell, was ich hier in Berlin durchlaufe, wird von einer privaten Hochschule angeboten, die staatlich anerkannt ist. Es heißt „geteilte Woche“, das bedeutet zwanzig Stunden arbeiten, zwanzig Stunden studieren. bonedo: Privat bedeutet auch, dass die Studierenden Gebühren zahlen müssen, richtig? Mareike: Stimmt, die Hochschule kostet 515 € im Monat. Mein Ausbildungsgehalt reicht für die Studiengebühren, aber für meine Lebenshaltungskosten kommen meine Eltern auf. Bafög erhalte ich nicht. bonedo: Warum hast du dich für das „duale System“ und gegen ein reines Hochschulstudium entschieden? Mareike: Da ich gleichzeitig in einer Veranstaltungsfirma arbeite, habe ich immer den Bezug zur Praxis. Am Ende werde ich den Abschluss einer privaten Schule und dazu ein Arbeitszeugnis haben. Eine Privatschule mit ergänzender praktischer Ausbildung macht für mich Sinn. bonedo: Auf welchen Geschäftsfeldern ist die DEAG aktiv? Mareike: Die DEAG ist sowohl als örtlicher Veranstalter tätig als auch als Veranstalter von Tourneen in Deutschland, England und der Schweiz. Zudem besitzt die DEAG mehrere Spielstätten und hat darüber hinaus durch exklusive Pachtverträge Zugang zu mehreren Spielstätten. Insgesamt hat sie 28 Beteiligungsgesellschaften. bonedo: Was passierte in der Ausbildung? Mareike: Schwerpunktmäßig war ich im Marketing tätig, so habe ich Werbemittel wie Flyer erstellt, diese in einer bestimmten Auflage drucken lassen und ihre Verteilung organisiert. Wir haben unter anderem Gewinnspiele initiiert, Listen mit Email-Adressen aufgebaut und zusammem mit der Presseabteilung den Internet-Newsletter erstellt. Insgesamt wurde mir in der Ausbildung ein guter Gesamteindruck davon vermittelt, wie ein Konzern der Live-Entertainment-Branche funktioniert. bonedo: Was gefällt dir am Marketing? Mareike: Dieser Bereich ist sehr vielfältig! Zum Beispiel war ich mit Premium Ticktes befasst, das sind Tickets, die mehr bieten als nur das reine Event. Das bedeutet, es gibt Logen mit spezieller Betreuung, Essen und Trinken und manchmal guckt auch noch der Künstler vorbei und gibt Autogramme. Übrigens ein perfektes Beispiel für Eventmanagement. Es geht u.a. darum, Locations anzufragen, Catering-Angebote einzuholen, Hostessen zu buchen und dergleichen. Anschließend muss man den Ticketpreis kalkulieren. Diese Aufgabe fand ich interessant, weil wir ähnliche Events auch im Studium theoretisch behandelt haben. bonedo: In welchen anderen Bereichen warst du tätig? Mareike: Zum größten Teil habe ich den Senior Manager Marketing im flankierenden Geschäft unterstützt, Recherchen getätigt und Präsentationen erstellt. Seit 2009 macht die DEAG zum Beispiel auch Merchandise für David Garrett und Peter Maffay. Da war ich in Sachen Logistik die Schnittstelle von Tourneeveranstaltern und Merchandisern und hab dafür gesorgt, dass sie gegenseitig alle Daten erhielten, dass die Konzessionen eingeholt und dass Übersichten und Abrechnungen erstellt wurden. bonedo: Welche Fächer werden an der Hochschule unterrichtet? Mareike: Der Studienplan besteht vor allem aus Betriebswirtschaftslehre, Einführung in Volkswirtschaftslehre, Wirtschaftspolitik, internationales Management, Buchhaltung, Wirtschaftsenglisch, Recht, wissenschaftliches Arbeiten, Rhetorik. bonedo: Geht es im Studium auch konkret um Events? Mareike: Ja, wir konzipieren und erstellen Events in der Theorie. Da viele unserer Dozenten aus der Praxis kommen, geben sie uns Vorlagen realer Events, an denen wir uns orientieren müssen. bonedo: Wie ist der Zeitplan der dualen Ausbildung? Mareike: Die Ausbildung dauert drei Jahre. Am Ende eines jeden Semesters gibt es Prüfungen, im fünften Semester hatte ich zehn Prüfungsleistungen. Das ist sehr viel Arbeit! Außerdem gibt es keine Semesterferien, stattdessen schließt die Schule fünf Wochen im Jahr. In der Zeit sollte man praktischerweise seinen Urlaub nehmen. bonedo: Und was steht am Ende der Ausbildung? Mareike: Ich schreibe gerade meine Bachelor-Arbeit. Es ist eine Analyse der flankierenden Vermarktungspotentiale im Live-Entertainment dargestellt am Beispiel der DEAG. Konkret geht es um Sponsoring, Merchandising, Live-Recording und aufgewertete Premium Tickets. Die Arbeit muss zwischen vierzig und fünfzig Seiten umfassen. Danach folgt eine mündliche Verteidigung der Arbeit. Die Arbeit wird von beiden Seiten bewertet: zum einen vom Hochschul-Dozenten, der mich betreut und mir eine Note gibt, zum anderen von meinem Ausbilder im Unternehmen, der mir auch eine Note gibt. bonedo: Letzte Frage: Was sind deine beruflichen Pläne nach dem Bachelor? Mareike: Ich bin jetzt vier Jahre bei der DEAG, ich will auf jeden Fall noch etwas anderes machen. Ich hoffe auf einen Master-Studienplatz in Betriebswirtschaftslehre an einer staatlichen Universität, aber dieser Studiengang ist begehrt und es gibt nur wenige Plätze. Ich hab mich bereits beworben und warte ab, was passiert… bonedo: Mareike, vielen Dank für das Gespräch.
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